La figura del gestor de proyectos en la agencia de traducción: entrevista a Joan Corrons i Figa

Entrevista realizada por Mónica Jáñez y corregida por Saray Núñez.

Por extraño que pueda resultar, no todos los estudiantes de traducción e interpretación desean terminar trabajando como traductores o intérpretes. El gestor de proyectos, figura clave en las empresas de traducción, es una de estas vías alternativas sobre las que no siempre se tiene toda la información que nos gustaría. Hoy entrevistamos a Joan Corrons i Figa para observar un poco más de cerca esta salida profesional; al fin y al cabo, qué mejor manera de conocer lo que implica un trabajo que por medio de una experiencia personal.

Joan Corrons i Figa es graduado en Traducción e Interpretación por la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona y tiene un máster en Traducción Audiovisual por la Universidad Autónoma de Barcelona. Desde hace 6 años trabaja como gestor de proyectos en AT Language Solutions.

Pregunta: ¿Cuáles son las funciones principales de un gestor de proyectos?

Respuesta: Conseguir que el cliente esté contento, básicamente. Cubrir las necesidades del cliente en cuanto a traducción en este caso, aunque depende un poco de cómo esté estructurada la empresa, desde que el cliente te contrata o llega a la empresa porque tiene una necesidad, hasta que le entregas lo que necesita, o incluso después si hay feedback y hay que retocar cosas.

P: Te llega un encargo. ¿Qué debes hacer después?

R: El cliente escribe un correo o contacta con nosotros por otra vía y lo primero es preparar un presupuesto. En nuestra empresa son los propios gestores los que hacen el presupuesto, pero en otras se encarga otro departamento. Para ello, primero tienes que preguntar qué es exactamente lo que quiere el cliente. Normalmente es alguien no especializado en traducción y tienes que explicarle las cosas. Se suele hacer la comunicación por correo, pero a veces también se llama directamente al cliente.

P: ¿Qué pasa si no aceptan el presupuesto?

R: Se suele hacer un ajuste, bien un descuento o lo contrario, que haya que subir el precio, puesto que a veces piden que sea para antes del tiempo estipulado en el primer presupuesto.

P: ¿Se aceptan todos los pedidos?

R: Muy raramente cancelamos un pedido. A ver, por ejemplo, si te piden para el día siguiente unas 10.000 palabras probablemente tengas que decirle que no. Pero, aun así, no le dirás: no, no lo hacemos. Le das un presupuesto de tres días.

P: ¿Cuál es el siguiente paso?

R: Preparar el proyecto, el formato. Siempre intentamos darle al traductor el documento lo mejor posible para que le sea más fácil.

P: ¿Qué se tiene en cuenta para asignar a un traductor?

R: Los criterios suelen ser: precio, disponibilidad, si han trabajado anteriormente para este cliente (si lo han hecho muchas veces es lógico que queramos asignarlo, su especialidad (o que haya trabajado anteriormente en la materia) y los feedback que tenga ese traductor. Nosotros tenemos una base de datos de los traductores con los que trabajamos donde tienen una nota: la primera nota se pone en base a su currículum, la prueba que tienen que pasar para entrar en la empresa… etc. Esta nota la pone el Vendor Management. Después, a medida que va haciendo encargos, se revisan algunos de estos encargos y esas notas también sirven para la nota que tenga el traductor en la base de datos.

P: Al ser gestor de proyectos, eres también traductor en la mayoría de los casos y estás especializado en determinados idiomas, ¿eso tiene que ver a la hora de asignar los proyectos a cada gestor?

R: No necesariamente. En la medida de lo posible sí que nos interesa, tener una plantilla con gestores nativos en varios idiomas, para poder contestar a los clientes en el idioma que escriban y para poder comprender el texto que debemos asignar. Pero no siempre es así porque no puede haber gestores de todos los idiomas. Los que sí tienen que ser obligatoriamente nativos en el idioma de destino son el traductor y el revisor. En cambio, el que hace el control de calidad final no siempre lo es. El control de calidad no es una revisión en sí, es una vista general.

P: ¿Cuáles son los tipos de traducción y los criterios para determinar el tipo de traducción?

R: En nuestra empresa tenemos la traducción Experta y la traducción Premium. Nosotros, como traductores de formación, intentamos que esté lo mejor posible, así que nuestra recomendación para el cliente siempre es la Premium, y con más motivo si es un texto para publicar en algún sitio. Si es un texto para no publicar es más fácil que pases con una Experta. Luego también está la transcreación, que es una traducción creativa que normalmente se utiliza en Marketing. A parte de todo eso hay recargos, como el de urgencia, el de especialidad o el de manipulación. El recargo de manipulación se da cuando te envían un formato diferente que hay que cambiar para poder traducirlo y, aunque no lo parezca, es un trabajo extra.

P: ¿Hay unas tarifas cerradas?

R: Sí, cada traductor tiene sus tarifas y, de hecho, una de las funciones del gestor de proyectos es ver la diferencia entre sus tarifas y lo que vamos a cobrar nosotros para que la rentabilidad sea alta o que supere un cierto mínimo. Por ello, al hacer el presupuesto, tienes que prever todos los recargos.

P: ¿Qué pasa si el cliente no está satisfecho?

R: Tenemos unas plantillas de correos de entrega donde pedimos feedback. Normalmente si no nos llega respuesta suponemos que están satisfechos (rara vez llega feedback positivo), y si se quejan, lo gestionamos nosotros. Primero intentamos que el cliente nos dé todos los detalles posibles respecto al error que consideran que hay en la traducción, o si él mismo ha generado una nueva versión. Entonces, una vez que tenemos toda la información, que en muchos casos es muy poca porque el cliente no da muchos detalles, lo que hacemos es intentar investigar si lo que dice que está mal realmente está mal. Se lo mandamos a un revisor o al propio traductor que hizo la traducción. Si el cliente no tiene razón, intentamos explicárselo con tacto.

P: ¿Qué pasa si el cliente tiene razón?

R: Depende de lo grave que sea el error. Es decir, en un texto de treinta páginas, ¿hay un error o hay cincuenta? Siempre ofrecemos bien hacer una versión nueva (que, en muchos casos, ya la tiene el cliente, entonces asumimos el coste) o bien no cobrarle la traducción. Esto depende de si es un cliente que solo ha generado un pedido o de si es uno que hace pedidos constantemente. Por otro lado, hay que gestionar la parte más interna: bajar la media del feedback del traductor o llegar a bloquear al traductor.

P: ¿A qué te refieres con bloquear a un traductor?

R: Puesto que los traductores son freelance, no podemos despedirles como tal. Por lo tanto, se avisa al traductor de que no volveremos a hacerle llegar más pedidos y se le bloquea de nuestra plataforma, de manera que ningún gestor pueda asignarle ningún pedido más, ya no sale como opción posible. A veces se le pide que no cobre por la traducción, o cobre menos por la misma, depende de la gravedad del error.

P: Normalmente los gestores son traductores, ¿es normal trabajar de las dos cosas?

R: Yo no lo recomiendo. Lo digo porque el trabajo de un gestor no es de veinticuatro horas, afortunadamente, pero nunca sabes cuándo un cliente o un traductor va a necesitar algo. Si un gestor está a media jornada, ¿qué pasa si ocurre algo cuando no está en su puesto? Y combinar una jornada completa con ser traductor… es complicado. Un gestor está gestionando muchos pedidos al mismo tiempo y tiene que estar pendiente todo el tiempo de lo que pueda pasar, contestar lo antes posible a las dudas del traductor y a las exigencias del cliente.

P: ¿Cuáles dirías que son las cualidades que tiene que tener un gestor de proyectos?

R: Tiene que ser una persona organizada porque hay muchos pedidos al mismo tiempo y, si no lo es, es fácil ahogarse. También tiene que gestionar bien el estrés, hay que ser un poco flexible porque el cliente puede romperte los esquemas en alguna ocasión. Además, paciencia y comunicación. Normalmente los clientes no son conscientes del tiempo que puede llevar una traducción. Por otro lado, es necesario tener conocimientos de informática, saber usar las herramientas tecnológicas rápido.

P: Una última pregunta: ¿hay algo que consideres que podría hacer más fácil tu trabajo?

R: Más gestores. Ahora mismo en esta empresa somos 10 gestores y hay unos 1000 pedidos al mes. Además, muchos de esos pedidos requieren una traducción a varios idiomas, por lo que estás gestionando varios traductores por pedido. En total, llevamos normalmente unos 100 pedidos al mes por gestor y a veces puede resultar muy estresante.