¿Qué es un gestor de proyectos y cuál es su función?

Artículo escrito por Zaira Rubio y corregido por Elena Figal.

Este año he tenido la oportunidad de realizar mis prácticas curriculares en el Servicio de Traducción de la Universidad de Alicante, lugar en el que llevé a cabo numerosas tareas relacionadas con la gestión de proyectos y me convertí en gestora de proyectos de traducción, oficio desconocido hasta entonces para mí y para muchos estudiantes de traducción. En este servicio, los traductores eran autónomos, por lo que nuestra labor era gestionar todo el proyecto, desde que se recibía el encargo, hasta la entrega y conformidad del cliente.

Pero ¿qué es un gestor de proyectos?

Un gestor de proyectos, o Project Manager (PM), es una persona que se encarga de gestionar un proyecto desde la fase inicial hasta la final, mediante un plan de proyecto (tarea que puede aportar beneficios al mismo), y de mediar entre los traductores y el cliente ante cualquier problema que pueda surgir.

¿Qué cualidades debe tener un PM?

Un gestor de proyectos debe ser una persona muy organizada y diplomática que cuente con la habilidad de anticipar y resolver los problemas que se presenten (como el abandono de algún miembro del equipo o un fallo en la lectura de las instrucciones), así como de hacer balance de los riesgos que conllevan ciertas decisiones. Además de todo esto, es necesario mantener una buena comunicación entre el equipo y los clientes, saber priorizar la importancia de las tareas y ser capaz de automatizarlas.

¿Cuál es su función?

Entre las muchas funciones que ejerce se encuentra el delegar, coordinar, liderar y guiar a su equipo, así como ayudar y asesorar a los clientes.

¿Cuál es su objetivo?

Su objetivo es que el proyecto se lleve a cabo según los requisitos del cliente y dentro del plazo y presupuesto establecidos. Dicho proyecto requiere una serie de tareas que juegan un papel fundamental para el éxito del proyecto, y el PM gestiona todas y cada una de ellas.

¿Cuáles son sus tareas?

Sus tareas incluyen: administrar la distribución del presupuesto para cada fase y las correspondientes fechas de entrega, contactar con los traductores y los revisores, enviarles las instrucciones y los documentos, actualizar las memorias de traducción, gestionar el control de calidad y la maquetación, etc.

Asimismo, puede dirigir un proyecto centrado en pares de lenguas específicos o uno en el que haya diferentes lenguas que no controle.

¿Cuál es el proceso de un proyecto?

Cada paso puede variar dependiendo del modo de trabajo y requisitos de la empresa, proyecto y cliente, ya que no todos siguen el mismo patrón y, por tanto, cuentan con necesidades diferentes.

Cualquier proyecto comienza en el momento en el que llega un encargo al gestor o a un superior con un número de palabras, fecha de entrega y, en ocasiones, presupuesto disponible. A continuación, se da paso a una revisión de la información aportada por el cliente y el material que debe ser traducido. El siguiente paso es hacer un presupuesto destinado a cada fase, en caso de que haya más de una, y enviárselo al cliente si no ha especificado antes su presupuesto. Dentro de este último paso se establece el coste del proyecto en sí más un margen, total que resulta en el precio que se le da al cliente.

La siguiente etapa es contactar con los traductores externos para confirmar su disponibilidad o remitirles la traducción en el caso de los traductores en plantilla. Seguidamente, se suele organizar una reunión con el equipo, en la que se establece un cronograma con las fechas límite de cada etapa del proyecto. A los traductores se les da el archivo para traducir con las instrucciones claras y concisas que deben tener en cuenta.

Una vez recibidas las traducciones, se someten a revisión y posteriormente a un control de calidad, cambios y correcciones si procede, y a la maquetación del formato. Finalmente, se entrega al cliente, con el que se sigue supervisando el proceso hasta obtener su conformidad.

En ocasiones, como es habitual en el caso de grandes empresas, se divide la gestión por idiomas y se cuenta con distintos equipos en función del tema de especialización.

¿Qué es necesario para el éxito de un proyecto?

El éxito o el fracaso de un proyecto depende de la habilidad para conseguir cumplir los plazos, seguir el presupuesto y alcanzar la calidad exigida. Sin embargo, tener un buen equipo también es fundamental, por lo que es necesario contar con un equipo fiable y comprometido. Para ello, el gestor debe entrenar las habilidades interpersonales para poder comunicarse de forma satisfactoria, negociar, resolver conflictos, transmitir motivación y mantener la consistencia del proyecto en general.

¿Un PM puede compaginar el trabajo autónomo y de plantilla?

Sí, ambas opciones son posibles, aunque todo depende de la organización y administración de la persona. Esto es posible gracias a los contratos de colaboración, que permiten llevar a cabo otras tareas.

¿Qué formación debe tener?

Un gestor de proyectos puede formarse de distintas maneras:

• Hay universidades, como la UAH, donde cuentan con una asignatura dedicada exclusivamente a la gestión de proyectos de traducción en su plan de estudios de traducción.
• Existen escuelas de formación, como en Trágora Formación o Cálamo y Cran, donde ofrecen cursos especializados en esta actividad.
• Otra de las opciones, como ha sido mi caso, es aprender a base de práctica y de vivir la experiencia para conocer así directamente y de primera mano los entresijos del mundo de la gestión de proyectos.